两周之前,又听了一次沟通讲座,感觉老师说长江学院的“明势、取道、优术”相当好。
沟通的技巧实在是太多太多,以至于不只是听课,连重要性都不想给别人讲了。但似乎却忘了基本原则,过多的强调技巧,反而把目的给忘了。
这一段时间因为项目刚刚过了一个重要阶段,所以准备向领导委员会作一个阶段性总结报告,公司模板一共分为五部分,
1.阶段工作概述 2.本阶段进度与状态 3.本阶段发生的项目变更 4.问题及解决方案 5.下阶段工作安排;有了模板,在什么地方写什么内容,倒也省劲。
但反过来看,模板就如八股文。写起来枯燥得很。前一段时间完成了什么工作,遇到了什么问题,都怎么解决的,内容很多,篇幅很长,但用自己的话来讲,就是缺少生命力。以至于两周都没有形成一个比较成型的文档。
自己也很是苦恼,不知道该如何突破,从9月24日一直到10月20日,都是如此。直至一天跟项目组的成员一起来讨论一篇需求分析文档,说了一句话,才提醒了自己“写文档的目的不在写文档,而是你要传达什么”。
这次会议,我要做什么?
只是完成项目管理制度的要求,完成这个项目里程碑,不对。
向领导汇报我们都做了多少工作吗?以此来证明我们付出了多少努力,取得了多少成绩?取得领导信任?有一些。
如果只是这样,那现在的文档是可以的,但表扬团队只是我的目标之一,我更需要为下一步的工作打好基础。
原先文档仅是前段时间工作介绍就占了文档一半篇幅,又是文字描述,又是表格,看起来自己都觉得是个流水账。于是修改,既然要表扬团队,那进度简化为一个表格,时间进度、任务完成百分比;项目进展顺利的原因重点分析。
接下来项目变更,这部分也要讲,正反向的变更都要讲,正向是因为我们付出了努力,反向是为了警示以后。
再往下是问题及解决方案,原是只是前期问题分析,问题不论是解决还是没解决,本身意义都不大,重点在于警示以后,所以在这一部分中重点增加“风险分析及实施策略。”,应该说这是整篇阶段性报告的关键所在。
最后一部分“工作目标及下阶段工作安排”,那就是再强调一下整体目标、分阶段目标及最近工作安排。
文档最终修改为四部分,即满足了我的目的-“我要让对方了解什么”、又满足了领导层的目的-“我要了解什么”。结果会议开地很成功,不只是确定了项目下一步的工作策略,还由风险分析引出来了接下来的“流程讨论”,公司总经理、财务总监及人力总监,从上午9:00参加会议,中间吃了大家一起吃了顿盒饭,然后又讨论到下午4:00,双方目标(应该说三方目标我的项目团队得到了赞扬)均已达到。
总结一下,沟通的目的不是单方面的,而应该是双赢,即我要向对方表达什么,另外,还要带着同理心去思考对方期望得收什么,以此作为两个基本原则,沟通应该会成功的。